Szczegółowe warunki, które muszą spełnić osoby pełniące funkcję rodziny zastępczej reguluje ustawa z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Kwalifikacja kandydatów na rodzinę zastępczą może odbyć się zarówno na wniosek kandydatów, jak i na prośbę sądu, w przypadku toczącego się postępowania.

W ramach kwalifikacji pracownicy PCPR odbywają wizytę w domu kandydatów, aby ocenić warunki mieszkaniowe pod kątem możliwości zapewnienia dzieciom przyjmowanym do rodziny zastępczej miejsca do nauki i wypoczynku. Warunki formalne określone w w/w ustawie są weryfikowane na podstawie składanych dokumentów (m.in. zaświadczenie o zarobkach, zaświadczenie lekarskie, potwierdzenie zameldowania, zaświadczenie o niekaralności). Następnie kandydaci są zapraszani na badanie psychologiczno-pedagogiczne. Badanie polega na rozmowie dotyczącej metod wychowawczych, poglądów kandydatów na wychowanie dzieci oraz wypełnieniu kwestionariuszy.

Po przejściu wszystkich etapów kwalifikacji sporządzona zostaje analiza sytuacji kandydatów na rodzinę zastępczą. Po zakwalifikowaniu do pełnienia funkcji niezawodowej rodziny zastępczej kandydaci odbywają szkolenie. Praktyczną część szkolenia stanowią praktyki odbywane w rodzinnej lub instytucjonalnej formie pieczy zastępczej.